Klauzula RODO do CV 2026: aktualna treść i wzory do skopiowania

Czym jest klauzula RODO w CV

To krótkie oświadczenie, w którym zgadzasz się, żeby pracodawca przetwarzał twoje dane osobowe na potrzeby rekrutacji. Od 25 maja 2018 roku w całej Unii Europejskiej obowiązuje RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Zgodnie z nim każdy, kto przetwarza dane osobowe, musi mieć do tego podstawę prawną. Zgoda jest tylko jedną z nich i w rekrutacji wcale nie najważniejszą.

Warto odróżnić dwie rzeczy, które często się mylą:

• Klauzula zgody to zdanie, które dopisujesz ty, kandydat, na dole swojego CV.
• Klauzula informacyjna to tekst, który przygotowuje pracodawca (art. 13 RODO): kto jest administratorem danych, w jakim celu i jak długo je przetwarza, jakie masz prawa. Znajdziesz ją zwykle pod ogłoszeniem albo w formularzu aplikacyjnym. Nie musisz jej przepisywać do CV.
• Zaznaczenie zgody w formularzu na portalu rekrutacyjnym lub w systemie ATS pracodawcy działa tak samo jak zdanie w CV. Jeśli aplikujesz przez taki formularz, klauzula w pliku nie jest już konieczna, choć nie zaszkodzi.

Klauzula nie jest więc magiczną formułą, bez której aplikacja jest nieważna. To prosty sposób wyrażenia zgody tam, gdzie zgoda rzeczywiście jest potrzebna.

Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa?

Nie. Od 4 maja 2019 roku art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez ciebie, a gdy jest to niezbędne do pracy na danym stanowisku także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Te dane pracodawca przetwarza na podstawie przepisu prawa, więc twoja zgoda nie jest do tego potrzebna.

Zgoda zaczyna mieć znaczenie przy wszystkim, co wykracza poza ten katalog:

Zgody nie da się natomiast wykorzystać do przetwarzania danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa, więc takich informacji w CV nie podawaj, chyba że wymaga ich przepis szczególny. Ważne jest też, że brak zgody albo jej wycofanie nie może być powodem niekorzystnego traktowania kandydata (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy).

W praktyce: jeśli masz w CV zdjęcie lub dane spoza listy z art. 22¹, jeśli ogłoszenie prosi o klauzulę albo jeśli chcesz, żeby firma odezwała się do ciebie przy kolejnych rekrutacjach, dodaj ją. Jeśli twoje CV zawiera wyłącznie podstawowe dane, klauzula jest opcjonalna, ale wielu rekruterów w Polsce nadal jej oczekuje, a jedno zdanie na dole strony nic cię nie kosztuje.

Aktualna klauzula RODO do CV: wzory do skopiowania

Poniższe formuły odwołują się do RODO, a nie do dawnej ustawy, więc możesz ich bezpiecznie używać. Wybierz jedną i w miejsce nawiasu kwadratowego wpisz pełną nazwę pracodawcy:

• Wersja krótka: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacji.
• Wersja pełna, z powołaniem na RODO: Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez [nazwa firmy] moich danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
• Wersja z nazwą stanowiska: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska].
• Wersja bez nazwy firmy, gdy wysyłasz to samo CV w kilka miejsc: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

Wszystkie cztery wersje są poprawne. Najlepiej sprawdza się ta z nazwą firmy, bo zgoda ma być konkretna, czyli udzielona określonemu administratorowi w określonym celu. Najważniejsza zasada: jeśli w ogłoszeniu jest gotowa klauzula, skopiuj dokładnie tę treść, nawet jeśli brzmi inaczej niż powyższe wzory. Pracodawca przygotował ją pod własne procedury i często sprawdza, czy kandydat ją dołączył.

Klauzula na przyszłe rekrutacje

Zgoda udzielona na jedną rekrutację wygasa razem z nią. Jeśli chcesz, żeby pracodawca zachował twoje CV i odezwał się, gdy pojawi się inne stanowisko, potrzebna jest osobna zgoda. Dopisz drugie zdanie pod podstawową klauzulą:

• Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
• Jeśli chcesz zawrzeć obie zgody w jednym akapicie: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacji, a także na potrzeby przyszłych rekrutacji, zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

Lepiej trzymać te zgody w osobnych zdaniach, bo każda dotyczy innego celu. Dodawaj zgodę na przyszłe rekrutacje tylko wtedy, gdy naprawdę chcesz być w bazie kandydatów danej firmy. Każdą zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, np. jednym e-mailem do działu HR (art. 7 ust. 3 RODO). Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się wcześniej.

Klauzula RODO po angielsku

Jeśli aplikujesz w języku angielskim do firmy w Polsce, na przykład do międzynarodowej korporacji albo centrum usług wspólnych, klauzula też powinna być po angielsku. Sprawdzone wersje:

• Wersja krótka: I hereby consent to the processing of my personal data by [company name] for the purposes of the current recruitment process.
• Wersja pełna: I hereby consent to the processing of my personal data included in this document by [company name] for the purposes of the recruitment process, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR).
• Przyszłe rekrutacje: I also consent to the processing of my personal data by [company name] for the purposes of future recruitment processes.

Po angielsku RODO to GDPR (General Data Protection Regulation), więc w angielskiej klauzuli nie pisz „RODO”. Pamiętaj też, że klauzula to polski zwyczaj: w CV wysyłanym do Wielkiej Brytanii, Irlandii czy USA pomiń ją całkowicie.

Gdzie umieścić klauzulę RODO w CV i jak ją sformatować

Klauzula to formalność, więc powinna być widoczna, ale nie może odciągać uwagi od treści CV:

• Na samym dole ostatniej strony, pod wszystkimi sekcjami. Jeśli CV ma dwie strony, klauzula trafia na drugą.
• Tą samą czcionką co reszta dokumentu, o jeden lub dwa stopnie mniejszą (zwykle 8–9 pt), jako zwykły tekst, a nie zeskanowany obrazek.
• Bez podpisu: CV wysłane e-mailem jako PDF nie musi być podpisane, a odręczny podpis wklejony jako grafika niczego nie dodaje.
• W pliku CV, a nie tylko w treści maila. Wiadomość szybko ginie w skrzynce, a plik krąży między rekruterami i trafia do systemu.
• Bez nagłówka typu „Klauzula RODO”: samo zdanie wystarczy.

Jeśli przez klauzulę CV wychodzi na drugą stronę, skróć treść wyżej, zamiast zmniejszać klauzulę do nieczytelnego rozmiaru.

Nieaktualne klauzule i najczęstsze błędy

Większość problemów z klauzulą bierze się z kopiowania starych szablonów. Najłatwiej rozpoznać przestarzałą formułę po odwołaniu do ustawy z 1997 roku. Typowa wersja zaczyna się tak: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych…”, a dalej pojawia się zwykle Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 albo Dz. U. z 2016 r. poz. 922. Ta ustawa przestała obowiązywać w 2018 roku, gdy zaczęło obowiązywać RODO i nowa ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Taka klauzula nie unieważnia aplikacji, ale pokazuje rekruterowi, że od lat nie aktualizujesz CV.

Inne błędy, które warto wyłapać przed wysłaniem:

• Nazwa innej firmy pozostawiona w klauzuli z poprzedniej aplikacji. To najczęstsza i najbardziej kłopotliwa wpadka.
• Pozostawiony szablonowy nawias, np. „[nazwa firmy]” zamiast prawdziwej nazwy.
• Pomieszanie starej i nowej podstawy prawnej w jednym zdaniu, np. RODO razem z ustawą z 1997 roku.
• Pominięcie klauzuli, o którą wyraźnie poprosił pracodawca w ogłoszeniu, albo wstawienie własnej zamiast jego treści.
• Zgoda na przyszłe rekrutacje dodana automatycznie, choć nie chcesz, żeby firma się z tobą kontaktowała.
• Klauzula w CV wysyłanym za granicę, gdzie wygląda jak niedopasowany szablon.

Szybki test przed wysłaniem: RODO zamiast ustawy z 1997 roku, właściwa nazwa firmy, klauzula pracodawcy tam, gdzie jej wymaga, i brak klauzuli w CV za granicę.

Klauzula RODO w CV za granicą

RODO obowiązuje w całej Unii, ale zwyczaj dopisywania zgody do CV jest typowo polski, a w mniejszym stopniu włoski. Jeśli szukasz pracy za granicą, sprawdź, czego oczekują tamtejsi rekruterzy:

Poza Polską ochrona danych kandydata jest sprawą pracodawcy, który przekazuje ci własną informację o przetwarzaniu danych. Klauzula w CV nie jest tam błędem prawnym, ale zdradza, że dokument nie został dostosowany do lokalnych zwyczajów.