Europass-cv: wanneer het helpt en wanneer het schaadt

Wat Europass eigenlijk is

Europass is de cv-standaard van de Europese Unie. Hij kwam er in 2004 en werd in 2020 opnieuw opgebouwd als gratis platform op europass.europa.eu, waar je een gestructureerd profiel invult en het exporteert als pdf of Word-bestand, in elke officiële taal van de Unie.

Het woord dekt meerdere verschillende dingen, en daar begint de meeste verwarring. Het loont om ze uit elkaar te halen voordat je iets beslist.

• Het Europass-cv: het document zelf, het bestand met vaste opmaak dat je bij je sollicitatie voegt.
• Het Europass-profiel: het online account waarin je gegevens staan en waar je ze bijhoudt.
• Het diplomasupplement en het certificaatsupplement: aparte documenten van scholen en hogescholen die uitleggen wat een opleiding inhield. Die zijn in het buitenland echt nuttig en niets van wat hierna komt raakt ze.
• Het raster voor zelfbeoordeling van talen: de niveaus A1 tot C2, tegenwoordig in het cv zelf verwerkt in plaats van als los taalpaspoort.

Als iemand zegt dat een Europass-cv gedateerd oogt, gaat het over het eerste punt van dat lijstje. De rest van de Europass-familie is een stuk beter verouderd.

Wanneer Europass de juiste keuze is

Er bestaat een reële reeks situaties waarin Europass niet alleen aanvaardbaar is maar verwacht wordt, en waarin iets anders sturen je aanmerkt als de kandidaat die de instructies niet heeft gelezen.

• De vacature of het formulier vraagt er met zoveel woorden om. Dat overtroeft elk ander argument in dit artikel.
• Je solliciteert bij een EU-instelling of -agentschap, of voor een stageprogramma. Daar is Europass in grote delen nog altijd het huisformaat.
• Het gaat om een selectieprocedure bij de overheid in een lidstaat. Veel nationale procedures noemen het formaat nog steeds uitdrukkelijk in hun reglement.
• Je solliciteert voor een mobiliteits- of uitwisselingsprogramma of een beurs, waar beheerders honderden dossiers vergelijken en ze allemaal in dezelfde vorm willen.
• Je solliciteert over een taalbarrière heen: wie in zijn derde taal leest, redt zich beter met een vertrouwde structuur dan met een eigenzinnige.

Let op wat ze gemeen hebben: een administratieve procedure die veel kandidaten langs vaste criteria legt. Daar is Europass precies voor bedacht, en binnen dat kader doet hij zijn werk goed.

Wanneer Europass tegen je werkt

Buiten die administratieve wereld, dus bij de meeste banen in het bedrijfsleven, worden diezelfde eigenschappen ballast. Geen ervan is op zichzelf fataal. Samen kosten ze je de eerste tien seconden, en meer krijgen de meeste cv's niet.

Het probleem van de persoonsgegevens

Het Europass-formulier biedt velden voor geboortedatum, nationaliteit, geslacht en foto. In de huidige versie zijn de meeste optioneel, maar het formulier vraagt ernaar, en mensen vullen in waar naar gevraagd wordt. In sommige markten is dat een reëel risico.

In het Verenigd Koninkrijk en Ierland zijn recruiters getraind om die informatie helemaal niet te zien, omdat een voorselectie overeind moet blijven als ze ooit wordt aangevochten. Een cv dat uit zichzelf een leeftijd en een nationaliteit prijsgeeft, kan opzij worden gelegd om redenen die niets met de kandidaat te maken hebben.

• Geboortedatum: laat weg, tenzij een overheidsformulier erom vraagt. Je afstudeerjaar geeft wie het interesseert toch al een ruwe indicatie.
• Nationaliteit: vermeld die alleen waar de werkvergunning werkelijk in het geding is, en noem dan het recht om te werken en niet het paspoort.
• Geslacht en burgerlijke staat: geen enkele sollicitatie in Europa heeft die nodig. Schrappen.
• Foto: dat is een landenkwestie en geen Europass-kwestie, en het verkeerde antwoord kost je gesprekken in het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Noord-Amerika.

Komt een Europass-cv door sollicitatiesystemen heen?

Meestal wel, en die zorg mag je grotendeels loslaten. Het bestand dat Europass exporteert is een echte tekst-pdf en geen afbeelding, dus een sollicitatiesysteem kan de woorden erin lezen.

Twee kanttekeningen zijn het kennen waard, want dat zijn precies de gevallen waarin het wél misgaat.

• De opmaak gebruikt op sommige plekken blokken naast elkaar en velden met pictogrammen, en zwakkere parsers vlechten die kolommen soms door elkaar tot warrige tekst. Accepteert het systeem beide, dan is het Word-bestand de veiligere upload.
• Het vaardighedenraster, en zeker de tabel voor zelfbeoordeling van talen, is een tabel, en tabellen zijn wat parsers het vaakst verhaspelen.

Het nuttigere punt is dat machinaal lezen nooit het echte probleem was. Een Europass-cv dat foutloos wordt ingelezen, verliest nog steeds van een korter cv waaraan te zien is dat het voor deze functie is geschreven. Leesbaar zijn voor de machine is een ondergrens, geen voordeel.

Europass en een modern cv naast elkaar

De eerlijke samenvatting is dat dit twee verschillende gereedschappen zijn, en niet een goede en een slechte. De tabel hieronder gaat over geschiktheid, niet over kwaliteit.

Solliciteer je in beide werelden, en dat doen heel wat mensen, houd dan gewoon allebei de bestanden en stop met het als een keuze te zien. Het inhoudelijke werk is hoe dan ook hetzelfde.

Zo maak je van een Europass-cv een modern cv

Reken op een half uur, en vrijwel alles daarvan is schrappen. Het lastige deel deed je al toen je het formulier invulde; wat nu komt is redigeren, geen schrijven vanaf nul.

Taalniveaus: het deel dat je moet houden

Eén ding heeft Europass zo succesvol gestandaardiseerd dat het het formaat eromheen heeft overleefd. De schaal van A1 tot C2 uit het Europees Referentiekader van de Raad van Europa wordt door werkgevers op het hele continent begrepen, en verving een rommeltje aan zelfbedachte etiketten die niets betekenden.

Neem die mee naar je moderne cv. Maar neem alleen de niveaus mee, niet het meubilair.

• Zet het op één korte regel: Engels C1, Frans B2, Spaans A2. Dat leest in één oogopslag en kost geen ruimte.
• Laat het volledige zelfbeoordelingsraster achterwege, met aparte kolommen voor luisteren, lezen, spreken en schrijven. Het kost een derde pagina om te zeggen wat één regel al zei.
• Noem het certificaat als je er een hebt, zoals IELTS, DELF of Goethe-Zertifikat, want een getoetst niveau weegt zwaarder dan een zelf ingeschat niveau.
• Wees eerlijk over het niveau. Een B2 dat een gesprek doorstaat is meer waard dan een C1 dat na vijf minuten instort.

Een goede Europass maken, als je er een nodig hebt

Zit je in een van de gevallen waarin Europass het juiste antwoord is, dan verschuift het doel: het formaat kun je niet veranderen, dus concurreer je op wat je erin zet. De meeste Europass-cv's zijn niet zwak door het sjabloon, maar doordat de schrijver de oefening als vakjes invullen behandelde.

Ga naar europass.europa.eu, maak het gratis profiel aan, vul het in en exporteer het. En doe dan de vier dingen die vrijwel niemand doet.

• Schrijf resultaten in de ervaringsvelden, geen verantwoordelijkheden. Het formulier houdt je niet tegen.
• Zet binnen elk veld de volgorde om, zodat het meest relevante punt van een functie vooraan staat: de zinnen heb je in de hand, ook als de onderdelen dat niet zijn.
• Verwijder elk optioneel veld waar niet om is gevraagd, ook de velden die het formulier je duidelijk wil laten invullen. Leeg is beter dan niet ter zake.
• Neem de formuleringen van de gepubliceerde selectiecriteria over, want bij de overheid wordt meestal letterlijk tegen die criteria gescoord, punt voor punt.

Een zo geschreven Europass-cv verslaat een algemeen modern cv juist in de omgevingen waar Europass thuishoort. Het formaat was nooit het probleem.